보고서 잘쓰는방법 5탄 들어가기 전 1~4탄 읽고 오기 ↓

2022.03.12 - [칼럼/보고서 등] - [보고서/1탄] 보고서 잘 쓰는 방법(수준 맞추기)

2022.03.14 - [칼럼/보고서 등] - [보고서/2탄] 보고서 잘 쓰는 방법(정성, 간결 그리고 핵심)

2022.03.16 - [칼럼/보고서 등] - [보고서/3탄] 보고서 잘 쓰는 방법(분석과 설득력)

2022.03.22 - [칼럼/보고서 등] - [보고서/4탄] 보고서 잘 쓰는 방법(균형, 상대방 입장 고려)

Ⅰ 보고서의 유형

  보고서는 굉장히 다양하게 나눌 수 있다.

■ 대분류

■ 대표 유형

 ○ 정책보고서

   - 합리적인 의사결정 또는 정책목표를 달성하기 위한 기획, 목표, 대책 등 내용을 담은 보고서이다. 
     목적에 따라 계획보고서, 대책보고서, 개선보고서 등의 다양한 종류로 나눌수 있다.

<예시 전개방식>

 ○ 검토보고서

   - 업무를 처리 시 문제점이 있거나 다른  방향으로 추진하거나 업무의 주장을 비교하고 분석해서 이       에 대한 의사결정 여부를 판단하는 문서이다. 정책보고서, 상황보고서, 결과보고서와 비슷한 면이 있다.

<예시 전개방식>

 ○ 동향보고서

    - 업무의 추진 현황, 업무 밖의 동향 등을 정리하는 보고서이다. 현재의 진행 상황에서 동향분석을 통해 앞으로 업무를 어떻게 추진할지 기반이 되는 보고서

<예시 전개방식>

 ○ 행사 회의 보고서

   - 밑에 사람입장에서 제일짜증나는 보고서이기도 하다. 고려할 것이 너무 많다. 이름처럼 행사 또는 회의를 추진하기 앞서 계획 수립, 관련된 정보, 진행 상황 등을 정리한 문서이다.

<예시 전개방식>

 ○ 결과보고서

    - 결과보고서는 사업, 행사, 회의, 등 추진결과를 정리한 것이다. 

<예시 전개방식>

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2022.03.12 - [칼럼/보고서 등] - [보고서/1탄] 보고서 잘 쓰는 방법(수준 맞추기)

2022.03.14 - [칼럼/보고서 등] - [보고서/2탄] 보고서 잘 쓰는 방법(정성, 간결 그리고 핵심)

Ⅰ서론 

좋은 보고서를 작성하기 앞서 어느정도 생각해보자 
좋은 보고서란 무엇일까? 
필자는 이렇게 생각한다 좋은보고서의 조건은
 ① 정성이 들어간 보고서
 ② 간결하게 쓰고 핵심이 주가 되는 보고서 
 ③ 현장(세부사항)을 잘 파악하고 분석한 보고서
 ④ 설득력 있는(논리가 있는) 보고서
 ⑤ 균형 있는 보고서
 ⑥ 상대방의 입장에서 작성된 보고서

이렇게 6가지 정도로 압축된다고 생각한다.
이번에는 5번과 6번을 를 작성을 해보겠다.

Ⅱ 본론

 ■ 균형과 정확성

  ○ 내용적 균형

보고서가 균형이 잡혀 있다는 것은 무엇일까?
주제는 하나가 아닐 수도 있지만 어떤주제에도 치우치치 않고 균형이 있다는 것이다.
이 균형은 단락 간의 분량, 기호 등을 말한다.
보고서를 쓰다가 1페이지 채우려는데 3줄이 모자라다고 치자.
그런데 다음 주제가 시작되면 앞줄에서 끊기고 시작하면 뒷내용에 집중이 힘들 수 있다.
이럴땐 어떻게 해야하는가 앞에 내용을 늘리던지
줄간격을 늘리던지 글자를 키우던지 편집을 해야한다.

위의 1번과 2번을 볼때 어떤게 더 균형적이고 입체적으로 보이나?
2번이 그렇지 않나? 
□밑에는 ○이 최소 2개이상은 오도록 한다. 하위 항목이 있어야 균형감각이 있는 것이다.
위로 갈수록 포괄하는 단어가오고 밑으로 갈수록 세부적인 내용이 와야 한다.

○ 시각적 균형

시각적균형이란 무엇일까? 
보고서에 글만 있으면 정말 지루하기 짝이 없는 보고서가 된다.
물론 글쓰는 솜씨 엄청나다면 계속 빠져 들겠지만
글은 굴곡이 있을 필요가 있다. 처음에는 평범하게 가다가
중요한 곳에서 그림, 도표, 사진 등을 시각적으로 표현하면 이해가 빠르다
시각이 청각보다 10배이상 효과적이라고 들어봤나?
평범한 보고서보다는 다양하게 표현을 하는 보고서를 해야한다.
그렇다고 그림을 덕지덕지 붙이면 내용이 없어보이고 분량을 채우기 위한 글이라는게 티가 난다.

순서도를 보여줌으로써 대충 내용이 어떤 내용이 올지 예상을 할 수 있게 되고 한번에 파악하기 쉽다.

■ 보고받는 자를 고려 할 것

마지막으로 보고서는 자신의 주관이 들어가게 되어있다.
하지만 이게 옳은것인지는 생각해봐야한다.
자신이 디테일하게 안다고 하지만, 윗사람은 넓은시각으로 보기에 생각이 다를 수 있다.
생각이 다를 뿐만아니라. 
보고서를 쓸때 문제점을 중시하는 사람이 있고 해결방안을 더 중시하는 사람이 있다.
또는 긴 보고서를 좋아하는 사람이있고, 한장짜리 보고서에 붙임자료를 붙이는걸 선호하는 사람도 있다.
이것은 보고서를 처음 들이밀때 그분에게 피드백을 받아 
그사람의 선호하는 보고서 형식을 알아야 한다.
여기에다가 선호하는 단어가 있는지도 확인하면 정말 좋다.
그렇게 검토를 맡고 넘어가면 과장님 국장님으로 보고가 넘어간다.
과장님에게 검토중 수정을 하라고 하면 팀장님에게 다시 안가도 된다는 점이다.
제일 문제는 과장-팀장, 과장-국장 이렇게 추구하는 보고서 스타일이 다르면 
어쩔수 없다. 아무리 보고서를 잘쓰는 사람이와도 몇번씩 수정을 해야한다..

보고서는 또한 쉽게 작성되어야 하는데. 전문용어가 한문장에서 2개 이상 나올시
Ex)BPR* xxxxxxxxxxxxx ISP**
 * 개념 설명
** 개념설명
이런식으로 문장 밑에 중고딕 13포인트로 작성을 해주자

보고서는 그리고 두괄식으로 작성하는 것이 좋다.
두괄식이란 결론을 먼저 제시하는 것이다.
바로 결론을 말하면 이상할 수도 있으나
제목 밑에 요약하는 글을 2줄 정도 남기자는 뜻이다.
사람이 바쁘면 주저리주저리 많은 글을 읽기 싫어한다.
결론을 먼저 말하고 흥미가 생기면 시간이 없던사람은 챙겨보려고 한다.
하지만 그 반대가 되면 안읽는다.

그리고 마지막으로 보고서는 타이밍이 가장 중요하다.
사람이 바쁠때 보고서 들고가봐라 정말 열받는다.
기한이 임박하기전 보고서를 작성하면 10개중 7~8개는 오탈자가 나오기도 하고
실수가 많이 나온다.
제대로된 답변을 못하는건 옵션이다.
보고서를 완성을 못했으면 구두라도 보고를 해야한다.
그렇기에 곧 보고서가 임박할 예정이라면 보고서를 핵심내용 중심으로 작성하고 결론을 
가장먼저 배치한다.

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2022.03.14 - [칼럼/보고서 등] - [보고서/2탄] 보고서 잘 쓰는 방법(정성, 간결 그리고 핵심)

Ⅰ서론 

좋은 보고서를 작성하기 앞서 어느정도 생각해보자 
좋은 보고서란 무엇일까? 
필자는 이렇게 생각한다 좋은보고서의 조건은
 ① 정성이 들어간 보고서
 ② 간결하게 쓰고 핵심이 주가 되는 보고서 
 ③ 현장(세부사항)을 잘 파악하고 분석한 보고서
 ④ 설득력 있는(논리가 있는) 보고서
 ⑤ 균형 있는 보고서
 ⑥ 상대방의 입장에서 작성된 보고서

이렇게 6가지 정도로 압축된다고 생각한다.
이번에는 3번과 4번 2가지를 작성을 해보겠다.

Ⅱ 본론

 ■ 분석이 잘된 보고서

만약 보고서가 분석이 잘되어 있지 않다면 어떤 결과를 낳을까?
한번 생각을 해보자. 어떤 기업이 1000억짜리 사업을 시작한다고 해보자. 
어떤 일반 신입사원이 제대로되지 않은 시장분석을 했더니 여기 사업을 뛰어들 경우 무조건 20% 흑자를 낼 수밖에 없다는 결론을 내놓고 경쟁사가 없다고 결론을 내려 보고를 했다고 생각해보자. 
이런 보고서를 보고 상사가 사업을 뛰어들었다 생각해보자. 
그런데 실상을 알고보니 쟁쟁한 경쟁사가 있고, 흑자가 아닌 적자를 낼 수밖에 없는 시장이었다 생각해보자.
회사는 큰 피해를 입을 것이다.

보고서가 이렇게 중요하다.
보고서가 제대로 분석이 안되었다면 회사는 올바른 결정을 할 수없으며 큰 손해를 끼칠 수도 있다. 
그리고 그 보고서를 쓴 작성자는 신뢰성을 잃게 될 것이다. 
객관적인 사실*을 가지고 깊게 분석을 할때 올바른 해결방안과 대책이 나오게 되며,
* 통계청에서 제공하는 통계자료, 중앙부처에서 제공하는 자료 등
다루고자 하는 사항을 문제의식을 가지고 분석하면 더 큰 효과를 기대할 수 있다. 
사업(정책)의 배경과 근거, 현황, 문제점, 해결방안, 개선방안 등 다각도로 분석을 해야 한다.

하나의 예시를 확인해 보자.

청와대에서 작성했던 20대 남성 지지율이 하락한 것에 대해 분석한 보고서이다.
남성 지지율이 떨어졌던 이유는 정치적 유동성이 컸던 '실용주의 집단'이었고, 20대 여성은 '감성 진보집단'이었다고 한다. 이를 통해 
정부는 페미니즘 편향적 교육을 전반적으로 점검해야 한다는 남녀불평등 관련 지수나 통계를 선택하지 말고 신중하고 균형적인 메시지 전략을 써야 한다고 하였다.

 ■ 설득력 있는 보고서

설득력이 있다는 것은 어떤 것을 의미할까?
한번 생각해보자 설득을 잘하는 친구는 감정에 호소를 하나? 논리적으로 그 근거를 대며 설득을 하나?
전자를 택하는 경우도 있겠으나 일반적으로 사람들은 논리적인 것을 볼 때 설득력이 있어진다.
보고서는 논리 그리고 이유가 명확해야 한다. 논리가 비약하다면 보고서를 설명하면서 흐름이 깨지게 되고 실패한 보고서가 되기 쉽다. 보고서의 논리란 건물을 짓는 것과 같다.
건물을 짓기 위해서는 바로 건물을 올리는 것이 아니라, 지반조사를 통해 기초가 안전한지 확인을 해야 한다. 
이처럼 기초조사가 제대로 되지 않고 건물을 올릴 경우는 건물이 무너질 수 있다. 즉 설득하기 힘들다는 것이다.
설득이 되지 않으면 신뢰 또한 잃게 될 것이다.
논리력을 기르기 위해서는 평소 독서를 자주 하고 책을 읽으면서도 그대로 받아들이는 것이 아닌 비판적인 생각을 가지고 독서를 하며 신문 사설, 방송 찬반토론 등을 보면서 꾸준히 논리력을 길러야 한다. 이를 통해 자신의 배경지식을 기르게 되고 이 배경지식은 보고서를 설명하면서 특정 개념 등을 설명할 때 빛을 발휘하기도 하므로 평소 배경지식 또한 많이 알아두는 게 좋다.


보고서를 쓰고 설명을 할 때 다른 내용으로 새지 않도록 일관성을 유지하도록 노력해야 한다.
앞 문장과 뒷문장 사이에 논리적인 관계를 유지해야 하며, 단어와 단어 문장과 문장 등 표현도 일관성이 있어야 한다. 
특정 단어를 설명할 때 
ex)
1번 방식
제고*
* 쳐들어 높이는 것. 순화어는 `높임'.
2번 방식
※ 제고 : * 쳐들어 높이는 것. 순화어는 `높임'.

첫번째 방식으로 설명하다가 밑에 있는 두번째 방식으로 설명하면 일관성이 떨어지는 것처럼 부호, 기호 같은 것들도 일관성 있게 해야 한다. 
문장부호, 기호, 줄 간격, 자간, 글자체, 여백 등도 마찬가지이다.

마지막으로 정확성을 높여야 한다.
정확성이란 다양한 의미가 있지만, 내가 생각하는 정확성이란 객관적인 자료와 통계 등이다. 
예로 들어 삼성에서 갤럭시 탭 S8 울트라를 출시했을 때 역대 탭 중에서 가장 크기가 컸다. 
그 사업을 추진하려는 주체는 자기가 큰 태블릿을 좋아서 출시를 했을까?
아무래도 애플이 출시하는 큰 태블릿의 수요를 파악을 하던지 설문조사를 통해 통계를 내놓고 가장 합리적인 상품을 출시하려고 했을 것이다.
보고서는 자신의 주관을 배제해야 한다. 자신의 주관을 넣더라도 최소로 넣고 팩트를 기반으로 작성되어야 한다. 
신뢰를 주기 위해서는 통계만 한 것이 없다. 그리고 자신의 실제 경험한 내용으로 작성되어야 한다.
보고서는 객관성과 공정성은 함께 가는 것이다. 

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2022.03.12 - [칼럼/보고서 등] - [보고서/1탄] 보고서 잘 쓰는 방법(수준 맞추기)

Ⅰ서론 

좋은 보고서를 작성하기 앞서 어느정도 생각해보자 
좋은 보고서란 무엇일까? 
필자는 이렇게 생각한다 좋은보고서의 조건은
 ① 정성이 들어간 보고서
 ② 간결하게 쓰고 핵심이 주가 되는 보고서 
 ③ 현장(세부사항)을 잘 파악하고 분석한 보고서
 ④ 설득력 있는(논리가 있는) 보고서
 ⑤ 균형 있는 보고서
 ⑥ 상대방의 입장에서 작성된 보고서

이렇게 6가지 정도로 압축된다고 생각한다.
여기서  2가지씩 다루어 3편으로 나누어 작성을 해보겠다.

Ⅱ 본론

 ■ 정성이 들어간 보고서

"보고서를 정성스렇게 썼구만!" 이게 무슨 의미라고 생각하는가?
깊게 생각할 필요가 없다. 그냥 그대로 정성스럽게 썼다는거다. 
글을 보면 누가봐도 "와 잘 썼다. 이런거 쓰는데 얼마나 걸렸을까?" 정도의 생각이 들도록, 노력한 흔적이 보이도록 쓰는게 좋다.
보고서를 보면 그 사람이 능력이 있는지, 성실한지를 알 수가 있다.
특히 공무원의 세계에서는 보고서는 그 사람의 얼굴이라고도 한다.
보고를 들어가기전 꼭 인쇄해서 두번 세번은 읽어보길 바란다.
반복적으로 읽다보면 오타, 추가해야 할 부분, 빠진부분 등을 찾을 수가 있고 발견될 시 정말 큰 오류를 찾을 수도 있다. 
이렇게 고쳐야할 부분을 모두 고치고 보고서가 빈틈이 없으면 그 보고서를 대할때 신뢰가 생기게 되며 그 안에 포함된 당신의 의견, 주장은 굉장히 설득력이 있어진다. 
그리고 항상 오탈자를 잘 점검하자. 
아무리 이쁘게 꾸몄는데 오탈자가 생기면 신뢰가 크게 떨어진다.

 ■ 간결 그리고 핵심

보고서는 간결할수록 좋다. 
보고서 내용과 관련없는 내용이 추가 된다면 그것은 바로 사족이된다. 
쭉 길게 쓸 필요가 있는 논문 같은것이 있지만, 보고서의 경우는 그룹핑(범주화)하여 간결하게 작성해야 한다.
그리고 보고서는 핵심이 있어야 한다. 내용을 볼때 이 보고서의 목적은 무엇이고 하고자하는 방향은 무엇인지 ? 명확해야한다. 

목적과 방향이 다르면 사업의 내용과 추진일정 등이 꼬이게 된다. 즉 일목요연하게 전개가 불가능하다는 것이다.
밑의 예시를 보자 행정안전부의 2022년 업무보고이다.(행정안전부는 빡세다고 소문난 곳이며 보고서 잘쓰는 사람이 굉장히 많다.)

 보고서에서 횡설수설하지 않고 체계와 논리가 갖추어 지지 않으면 보고를 할 때 같은 말을 반복하게 되고 보고서의 목적과 필요성 및 기대효과이 상호간의 관계에서 구분이 명확하지 않아 이상한 보고서가 만들어진다. 따라서 정성을 쏟아 간결하고 핵심이 들어간 보고서를 작성해야 하고 보고서를 재검토하는 과정에서 반복 및 유사 표현은 삭제하고 대체 가능한 단어를 알아본다.

Ⅰ서론 

공무원, 공기업, 대기업 이 세상 어디를 가던 보고서를 쓰게 된다.
특히 공무원의 세계에서는 보고서는 자신의 얼굴과 같다. 보고서를 잘 쓰는 사람은 'xx주무관은 일을 참 잘해'라는 말을 듣게 된다. 
보고서를 잘쓰기 위해서는 다른 사람이 쓴 보고서를 보고(아무거나 보는것이 아닌 잘 썼다고 평가받는 보고서) 어떻게 내 보고서에 적용할까 생각을 하고 모방을 하고 노력을 해야한다. 

보고서를 잘 썼다는 기준은 굉장이 다양하다.
그림을 잘 넣어서 알록달록하게 꾸민 보고서가 높게 평가받기도 하고 어떤 곳은 표를 집어넣고 글을 길게써서 잘 설명한 보고서가 높게 평가받기도 한다.
'잘쓴 보고서'의 기준은 정말 다양하지만 필자는 잘쓴 보고서의 필수적인 조건들을 알려주고자 한다.

Ⅱ 보고받는 사람의 수준을 알아라.

일반적으로 상사들은 자신의 밑 신입사원보다 경험이 많고 균형을 가지고 일을 한다.(아닌경우도 있지만 배울것은 있더라.) 상사는 많은 신입사원을 관리를 하기 때문에 다양한 정보를 얻고 넓은 범위를 다루기 때문이다.
이렇기 때문에 보고서를 작성하는 신입사원은 이러한 점을 숙지한 채로 보고서를 작성해야 한다.

 ■ 윗사람이 보는 관점

 자신이 보고서를 작성해서 사장급에게 보고해본적이 있는가? 이때 사장님(기관장)의 경우 시각이 굉장히 뛰어나다는 것을 알 수 있다. 기관장정도가 되면 보고서는 팀장 과장 국장 실장을 거쳐 보고되기 때문에 필요없는 말(蛇足)은 걸러지고 걸러져 핵심이 남고 다듬어지기 때문에 기관장은 어떤 흠이 있는지 알 수 밖에 없다. 그리고 어떤 과의 보고서로 다른 과의 상황도 예측이 가능하다. 즉 거시적 안목이 있다는 것이다.

이에따라 사업담당자(업무담당자)는 기관장급 입장에서 어떻게 생각할까? 라는 생각을 항상 가지고 보고서를 써야한다. 그렇기에 우리과 우리팀의 보고서만 열심히 분석할 것이 아니라 다른과 다른팀 다른국 다른실의 보고서를 보고 이 기관(회사)이 어떤일을 하는지 전체적으로 분석해야한다. 특히 공무원의 경우에는 주간업무, 월간업무, 중기사업계획 등을 읽어보아야 하며, 다른 업무와의 연관성을 잘 생각해보아야 한다. 특히 다른과의 사업들을 살펴보다 보면 자신의 업무와 연관시켜 새로운 아이디어를 얻기도 하고 특정 어구들을 사용하여 더 깔끔한 문장을 만들기도한다. 
따라서 각 부서의 보도자료, 회의자료(국무회의, 차관회의), 국회 보고자료, 예산 계획서, 평가보고서 등을 구해서 틈틈히 읽고 거기에 쓰이는 문구를 자신의 것으로 만들자.

두번째 기관장이 신경쓰는 것들을 체크하라
기관장은 그 기관에 시각과 평판에 민감하다. 만약 뉴스에 어떤 간부의 성추행 의혹이 터졌다 생각해보자. 기관장이 얼마나 화가 나겠는가?
따라서 그 기관(회사)와 관련된 뉴스를 많이 접하고, 거기에 달린 댓글들을 읽어보며 사람들은 어떻게 생각하는지보고 그 의견을 보고서에 반영하면 다양한 관점의 보고서가 탄생할 수 있다. 

그리고 다른 직원의 업무를 파악하려고 노력해라. 자신의 것만 하다보면 보고서 자신만의 방식에 갇혀서 여러가지 흠과 부족이 생긴다.  예로 든다면 막상 어떤 일을 추진하려고 했는데 다른팀의 일정과 겹친다거나 다른 팀에서 비슷한 업무를 하고 있다거나 이런 문제점들이 생기기도 한다.